Księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej – podstawy

Podjęcie decyzji o założeniu własnej działalności to ważny krok, gdy chcemy osiągnąć niezależność zawodową. Wiele osób, które się na to decyduje, obawia się tego, czy biznesowy pomysł wypali i czy podoła ewidencjom księgowym.

Jeśli chcemy prowadzić księgę przychodów i rozchodów lub rozliczać się ryczałtem ewidencjonowanym, powinniśmy zapoznać się z podstawowymi informacjami na ten temat dostępnymi w poniższym artykule. Gdyby jednak okazało się to dla nas za trudne, warto powierzyć prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej profesjonalistom z biura rachunkowego.

Zgłoszenie do CEIDG – pierwszy krok przedsiębiorcy

Zanim rozpoczniemy prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej, powinniśmy zgłosić naszą firmę do CEIDG. Ustawodawca daje nam wolny wybór, w jaki sposób możemy to zrobić. Oprócz wizyty w urzędzie istnieje opcja rejestracji jako przedsiębiorca także listownie lub elektronicznie. W tym ostatnim przypadku wystarczy, że skorzystamy ze strony rządowej www.biznes.gov.pl. Jeśli chcemy przejść sprawnie przez proces rejestracji, powinniśmy przygotować następujące dane:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia,
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• PESEL, jeśli mamy obywatelstwo polskie lub zostało nam nadane,
• informację o wszystkich posiadanych przez nas obywatelstwach,
• numer NIP i REGON, jeśli zostały nadane,
• miejsce zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą,
• nazwę zakładanej działalności gospodarczej (istotne jest to, że przy jednoosobowej działalności gospodarczej musi się w niej znaleźć imię i nazwisko),
• nazwę skróconą,
• kody PKD określające rodzaj sprzedaży lub świadczonych usług,
• datę rozpoczęcia działalności,
• informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą,
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce twojego zamieszkania.

Składając wniosek o wpis naszej działalności do CEIDG, możemy złożyć oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego, a także zarejestrować się w VAT. Jako przedsiębiorca zgłaszamy się także często przez ten formularz do ZUS jako ubezpieczony. Istotne jest to, że we wniosku o wpis do CEIDG podajemy również informację o rachunkach bankowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest to zatem kompleksowy wniosek, dzięki któremu załatwimy większość spraw na rozpoczęcie działalności jednoosobowej firmy.

Obowiązki przedsiębiorcy związane z prowadzeniem KPIR lub rozliczaniem ryczałtowym

To, jakie dokładne będą wymogi wobec przedsiębiorcy, uzależnione jest od wyboru formy opodatkowania. Przy ryczałcie ewidencjonowanym obowiązkowe jest księgowanie przychodów firmy, natomiast jeśli chodzi o podatkową księgę przychodów i rozchodów – jesteśmy zobowiązani do wykazywania sprzedaży i wydatków przedsiębiorstwa. Ponadto osoba rozliczająca swoją działalność na uproszczonych zasadach, musi prowadzić m.in.:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dotyczy zakupów o wartości powyżej 10 tys. zł netto),
• ewidencję VAT (o ile jest czynnym podatnikiem VAT),
• ewidencję przebiegu pojazdu (o ile do celów związanych z prowadzeniem firmy korzystamy z samochodu prywatnego i liczymy na preferencje w kosztach i podatkach).

Prowadzenie księgowości firmy jednoosobowej wymaga ponadto wywiązywania się w terminie z obowiązków o charakterze podatkowym oraz właściwego przechowywania dokumentacji księgowo-finansowej.

Comiesięcznym obowiązkiem, o którym należy pamiętać przy samodzielnym prowadzeniu księgowości, jest również odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) oraz Ryczałtu Ewidencjonowanego metody rozliczenia są różne.

W PKPIR podatek rozliczany jest na zasadach ogólnych. Może być on zatem opodatkowany według skali podatkowej (12% dla dochodów nieprzekraczających 120 000 zł, 32% dla nadwyżki ponad 120 000 zł) lub podatkiem liniowym w wysokości 19%. Przedsiębiorca decyduje o tym, jaką formę opodatkowania wybierze. Pamiętamy także o tym, że końcowe rozliczenie roczne musimy przygotować do końca kwietnia kolejnego roku, dokonując remanentu towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów oraz porównując ze sobą koszty i przychody.

Gdy wybierzemy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, musimy wiedzieć o tym, że stawka podatkowa zależy od wykonywanej działalności i waha się od 2% do 17%. Wielkość ryczałtu podatkowego za każdy miesiąc ustalamy samodzielnie i wpłacamy go w terminie do 20. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Możemy także wybrać kwartalne opłacanie ryczałtu, jeśli dopiero rozpoczynamy prowadzenie działalności opodatkowanej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo w poprzednim roku osiągnęliśmy przychody nieprzekraczające 200 tys. euro.
W takim przypadku mamy obowiązek zapłaty ryczałtu za dany kwartał do 20. dnia następującego po upływie kwartału i do zapłaty podatku za ostatni kwartał roku podatkowego przed upływem terminu na złożenie zeznania rocznego. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wpłacamy na mikrorachunek podatkowy z wykorzystaniem odpowiednich formularzy.

Bez względu na rodzaj formy opodatkowania każdy samodzielny przedsiębiorca powinien pamiętać o składaniu (przy rejestracji jako podatnik VAT czynny) miesięcznej deklaracji JPK_VAT oraz odprowadzaniu kwoty tego podatku do 25. dnia kolejnego miesiąca lub kwartału do właściwego urzędu skarbowego, a także o terminowym regulowaniu składek ZUS (do 20. dnia kolejnego miesiąca).

Ponadto przy PKPIR musimy prowadzić księgę rozliczeniową papierowo lub elektronicznie (przez program komputerowy). W tym pierwszym przypadku jej wszystkie strony muszą być spięte (zbroszurowane) i kolejno ponumerowane. Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, czyli np. faktury VAT, w tym faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki i inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Z kolei podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, która podlegają opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, mają obowiązek posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów oraz prowadzić odrębnie dla każdego roku ewidencję przychodów. Można to także robić formie papierowej lub elektronicznej (ta druga forma będzie obowiązkowa dopiero od 2025 r.). Ewidencja przychodów musi zawierać datę wpisu, numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano wpisu, datę uzyskania przychodu oraz kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek.

Wybór programu księgowego dopasowanego do potrzeb

Przed każdym przedsiębiorcą, który decyduje się na prowadzenie księgowości na własną rękę, stoi wybór właściwego oprogramowania do obsługi rozliczeń księgowych i podatkowych. Bez odpowiedniego zaplecza technicznego nawet sumiennemu właścicielowi firmy może zdarzyć się błąd, który często ma konsekwencje finansowe. Przy wyborze programu księgowego istotne jest sprawdzenie, czy jest on zgodny z ustawą o rachunkowości oraz pozostałymi przepisami prawa. Jego producentem powinien być ponadto podmiot, program finansowo-księgowy od producenta, który już długi czas jest na rynku i ma zbudowaną swoją pozycję. Zyskamy przez to pewność, że wybrane przez nas oprogramowanie będzie działać sprawnie i spełni nasze oczekiwania. Powinniśmy także zweryfikować, czy w programie księgowym, na który stawiamy, wprowadzane są aktualizacje będące gwarancją tego, że będzie on stale spójny z obowiązującymi przepisami (np. Polski Ład, Krajowy System E-faktur, Slim VAT 3), a także czy są one płatne. Nie bez znaczenia przy wyborze oprogramowania jest rodzaj prowadzonej działalności. Są bowiem takie branże, które wymagają wykupienia innych modułów lub pakietów dodatkowych ze względu na konieczność przechowywania wyspecjalizowanych danych. Zakup sprawnego oprogramowania stacjonarnego bywa kosztowny, szczególnie tuż po założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, dlatego dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z narzędzia online udostępnianego przez banki. Umożliwia ono automatyzację i przyspieszenie wielu procesów niewielkim kosztem. Jeśli jednak obawiamy się o wszelkie zgłoszenia i bieżące obowiązki wynikające z prowadzenia samodzielnej księgowości za pomocą określonego oprogramowania, powinniśmy zwrócić się o pomoc do biura rachunkowego. Dzięki doświadczonym księgowym unikniemy błędów w ewidencji i rozliczeniach podatkowych. To także ze strony biura rachunkowego zostanie dobrane oprogramowanie dopasowane do naszych potrzeb.

Ile kosztuje księgowość dla jednoosobowej działalności gospodarczej w biurze rachunkowym?

Cenniki prowadzenia księgowości w formie KPiR oraz ryczałtu dla firmy jednoosobowej mogą się znacząco różnić w zależności od biura rachunkowego. Oszacowanie dokładnego kosztu prowadzenia niezbędnych ewidencji uzależnione jest od szeregu kwestii. Przede wszystkim biura rachunkowe biorą pod uwagę ilość dokumentacji, którą muszą przerobić w skali miesiąca. Najważniejszą pozycją są w niej faktury i rachunki. Równie istotna jest jednak to, czy rejestrujemy się jako podatnik VAT i rozliczamy transakcje zagraniczne. Duże znaczenie przy ustalaniu stawki za obsługę ma oprócz tego to, czy nasza firma ma do rozliczania dużą ilość środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Warto wiedzieć o tym, że to wszystko wpływa na zwiększenie liczby godzin pracy biura rachunkowego. Zdecydowanie więcej informacji na temat potencjalnych kosztów obsługi można uzyskać jednak bezpośrednio, kontaktując się z jego pracownikami lub wysyłając niezbędne dane na temat firmy przy użyciu formularza kontaktowego.

2Business – biuro rachunkowe kompleksowo prowadzące księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej

Wśród biur rachunkowych działających na terenie Warszawy i okolic, które mają duże doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej, znajduje się 2Business. Znajomość zasad zakładania firm, wieloletnie doświadczenie specjalistów poparte licznymi szkoleniami i zdobytymi certyfikatami księgowymi, współpraca z doradcami podatkowymi, radcami prawnymi, notariuszami i pośrednikami ubezpieczeniowymi oraz dostęp do oprogramowania zapewniającego wysoki poziomem automatyzacji procesów księgowych – to główne atuty, dzięki którym warto już dziś skorzystać z oferty biura, a wcześniej skontaktować się przez formularz online.