Koszty w działalności gospodarczej – co warto wiedzieć?

Generowanie kosztów firmowych ma istotne znaczenie w każdej działalności gospodarczej. Szczególnie przy jednoosobowych firmach zapewnia ono korzystne rozliczenia podatkowe. 

Rozliczanie kosztów w firmie wymaga znajomości przepisów, które znajdziemy nie tylko w ustawie o podatku dochodowym. Na przedsiębiorców czyhają bowiem liczne pułapki przygotowane przez organy podatkowe. Sprawdźmy zatem, czym są koszty w działalności gospodarczej i jak najprościej je rozliczać? 

Czym są koszty działalności gospodarczej i jakie są ich rodzaje? 

Koszty działalności gospodarczej to wydatki, które każdy przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodów lub utrzymania ich źródła.  

Do najważniejszych rodzajów kosztów firmowych zaliczamy: 

• Zakup towarów i materiałów: wydatki na surowce lub towary niezbędne do produkcji lub sprzedaży. 

• Wynagrodzenia: pensje pracowników, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 

• Koszty administracyjne: wydatki związane z prowadzeniem biura, np. rachunki za media, materiały biurowe. 

• Amortyzacja: comiesięczne odpisy amortyzacyjne związane z używaniem środków trwałych, takich jak maszyny czy samochody. 

• Usługi zewnętrzne: np. koszty wynajmu, sprzątania, doradztwa podatkowego. 

• Niektóre podatki: np. podatek od nieruchomości i środków transportu. 

Takie koszty można podzielić jednocześnie na dwie kategorie: 

1. Stałe: nie zmieniają się w zależności od poziomu sprzedaży, np. czynsz za wynajem lokalu, wynagrodzenia pracowników. 

1. Koszty zmienne: zmieniają się w zależności od poziomu produkcji, np. surowce, materiały. 

Inna kategoria kosztów to bezpośrednie lub pośrednie: 

1. Koszty bezpośrednie: można je bezpośrednio przypisać do konkretnego produktu lub usługi. Doskonałym tego przykładem są materiały do produkcji. 

1. Koszty pośrednie: nie są przypisane do konkretnego produktu lub usługi, np. koszty biurowe. 

Wszystkie z tych rodzajów kosztów mają kluczowe znaczenie w analizie rentowności przedsiębiorstwa i wpływają na podejmowane decyzje finansowe. Dobre zarządzanie kosztami jest istotne dla efektywności działalności gospodarczej. 

Koszty a koszty uzyskania przychodów 

Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej to ważny element rozliczeń podczas obliczania dochodu, który kalkuluje się poprzez pomniejszenie o nie przychodu. Od takiego dochodu bowiem (po uwzględnieniu rozliczonych składek ZUS) odprowadzany jest podatek dochodowy. Wielu podatników zastanawia się często, czy dane koszty mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Decydują o tym trzy czynniki: 

• Związek z działalnością: koszty muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

• Właściwa dokumentacja: wydatki powinny być odpowiednio udokumentowane, np. poprzez faktury, rachunki czy umowy.  

• Celowość: koszty powinny być racjonalne i uzasadnione w kontekście działalności. 

Czy warto zwiększyć koszty uzyskania przychodu i jak to zrobić? 

Zwiększenie kosztów uzyskania przychodu może być korzystne dla jednoosobowej działalności gospodarczej lub firmy, jeśli chodzi o obniżenie podstawy opodatkowania, co wiąże się z mniejszym podatkiem PIT lub CIT. Można to zrobić na kilka sposobów: 

• Inwestycje w sprzęt i technologie: zakup nowych środków trwałych lub technologii, które poprawią efektywność produkcji, pozwala na odliczenie kosztów amortyzacji. 

• Zwiększenie wydatków na marketing: inwestowanie w opłaty za kampanie reklamowe, promocje lub działania marketingowe nie tylko przyciągnie nowych klientów, lecz także zmniejszy podatek do zapłaty. 

• Zatrudnienie pracowników lub podwykonawców: zwiększenie zatrudnienia lub korzystanie z usług zewnętrznych może zwiększyć koszty wynagrodzeń. 

• Podwyższenie kosztów szkoleń: inwestowanie w rozwój pracowników poprzez szkolenia i kursy zawodowe nie tylko zmniejsza podatek do zapłaty, ale również wpływa korzystnie na umiejętności kadry. 

• Zużycie materiałów i surowców: zwiększone zużycie materiałów potrzebnych do produkcji lub świadczenia usług obniża podatek do zapłaty. 

• Utrzymanie biura i infrastruktury: inwestowanie w remonty lub ulepszanie biura daje możliwość odliczenia kosztów związanych z eksploatacją. 

• Wydatki na podróże służbowe: zwiększenie liczby podróży związanych z działalnością może zwiększyć koszty uzyskania przychodu. 

Każdą decyzję o zwiększeniu kosztów – które wpływają na podatek dochodowy do zapłaty – powinniśmy konsultować z doświadczonym biurem księgowym lub doradcą podatkowym. Dzięki temu upewnimy się, czy nasze działania nie budzą wątpliwości, jeśli chodzi o przepisy prawa podatkowego i rzeczywiście przyniosą oczekiwane korzyści. 

Koszty wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej 

Wrzucić w koszty firmowe czy nie? To dylemat, z którym na co dzień mierzy się wielu przedsiębiorców. Warto wiedzieć o tym, że w polskich przepisach prawa podatkowego istnieją pewne zasady dotyczące zaliczania określonych wydatków do kosztu uzyskania przychodu. Istnieją w tym zakresie pewne wyłączenia. Nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu: 

• Koszty osobiste: koszty życia osobistego przedsiębiorcy, w tym np. na prywatne jedzenie, ubrania, wyjście do kina, teatru itp. 

• Kary i grzywny: np. mandaty za złe parkowanie lub przekroczenie prędkości. 

• Wydatki na darowizny. 

• Wydatki na nabycie gruntów. 

• Odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych. 

• Część kosztów utrzymania pojazdów osobowych, które nie są wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych. 

• Koszty reprezentacyjne: np. wykwintna kolacja z klientem w restauracji, wydatki na alkohol, drogie prezenty dla kontrahentów. 

• Koszty niefakturowane: wydatki, które nie zostały udokumentowane fakturami lub innymi dokumentami księgowymi. 

Niewłaściwe zaliczenie kosztów do kosztów uzyskania przychodów – konsekwencje 

Nieprawidłowe rozliczanie kosztów działalności gospodarczej może rodzić różne konsekwencje dla podatnika. Podstawowym z nich jest dopłata do podatku. Jeśli bowiem urząd skarbowy uzna, że koszty zostały niewłaściwie zakwalifikowane, konieczne będzie ich wyłączenie z kalkulacji podatku dochodowego. Dodatkowym skutkiem są naliczone przez fiskusa odsetki za zwłokę. Oprócz tego, w skrajnych przypadkach, gdy działania podatnika wskazują na celowe oszustwo podatkowe, mogą być nałożone kary finansowe. Inną konsekwencją nieprawidłowości rozliczeń podatkowych dla przedsiębiorcy są koszty dodatkowej dokumentacji. Częstą praktyką fiskusa jest obciążanie podatników dodatkowym zadaniem – dostarczeniem dowodów potwierdzających prawidłowość wydatków. 

Aby uniknąć tych konsekwencji, ważne jest dokładne dokumentowanie wydatków i ich poprawne kwalifikowanie. Warto też zasięgnąć porady doradcy podatkowego. 

Dokumentowanie kosztów firmowych – co warto wiedzieć? 

Właściwe dokumentowanie wydatków firmowych pozwoli na uniknięcie problemów przy kontroli organów skarbowych lub audycie księgowym. Warto wiedzieć, że istnieją dowody księgowe, które są niezbędne do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu. Należą do nich: 

• faktury, faktury VAT RR (dokument zakupu produktów rolnych i niektórych usług od rolników ryczałtowych), rachunki oraz dokumenty celne, 

• pozostałe dowody, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej i poniesienia kosztu, zgodnie z rzeczywistym przebiegiem. Powinny one zawierać informacje o stronach uczestniczących w transakcji i przedmiocie operacji gospodarczej oraz datę wystawienia i podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. 

Istotne jest to, że każdy dowód księgowy kwalifikujący dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu powinien być wystawiony w języku polskim, a jego treść musi być sporządzona w sposób jasny i pełny, przepisy wymagają również odpowiedniego ich oznaczania. W sytuacji, gdy dokument jest wystawiony w innej walucie, niezbędne jest jej przeliczenie na polską walutę. 

2Business – profesjonalna pomoc we właściwym rozliczaniu kosztów firmowych 

Właściwe kwalifikowanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów i ich prawidłowe udokumentowanie to wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Wymaga ono specjalistycznej wiedzy. Z tym zadaniem mogą się mierzyć tylko profesjonaliści z dużym doświadczeniem w dziedzinie przepisów polskiego prawa podatkowego. Wśród podmiotów działających na terenie Warszawy i okolic, które zajmują się tą kwestią, znajduje się biuro rachunkowe 2Business. Pomoc obejmuje nie tylko analizę kosztów firmowych i ich właściwą kwalifikację, lecz także doradztwo podatkowe w zakresie optymalizacji w tym zakresie i wypełnianiu niezbędnych deklaracji podatkowych. Dzięki wykwalifikowanemu zespołowi, który stale podnosi kwalifikacje, biorąc pod uwagę przepisy zmieniające się także w 2024 r., biuro rachunkowe 2Business świadczy usługi rozliczania kosztów w podatku dochodowym dla działalności wieloosobowej i jednoosobowych firm, co przekłada się na osiągane przez nie korzystne wyniki finansowe. 

Aby zapewnić najwyższe standardy rozliczenia wydatków klientów, biuro rachunkowe 2Business podjęło współpracę z innymi specjalistami. Wśród nich znajdują się m.in. doradcy podatkowi, radcy prawni, notariusze i pośrednicy ubezpieczeniowi. Dzięki tak kompleksowej obsłudze jest możliwe prowadzenie ksiąg rachunkowych i uproszczonej księgowości zgodnie z przepisami podatku dochodowego oraz wymogami przepisów prawa z uwzględnieniem wszelkich zmian w ustawach i rozporządzeniach.