Jak wybrać księgowego dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Samodzielne prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej jest trudne, ponieważ wymaga specjalistycznej i na bieżąco aktualizowanej wiedzy z zakresu rachunkowości i podatków. To dlatego, jako przedsiębiorca powinniśmy powierzyć tę kwestię profesjonalnemu księgowemu, najlepiej takiemu, który pracuje w biurze rachunkowym, ponieważ ma on styczność z wieloma klientami z różnych branż.

Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na prowadzenie księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów, czy też ryczałtu ewidencjonowanego, musimy, przy wyborze specjalisty, rozpatrzyć kilka kwestii. Dzięki temu zyskamy pewność, że nasze rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS będą rzetelne oraz pozwolą na maksymalizację zysków firmy.

Historia biura rachunkowego i referencje

Tylko doświadczone biuro rachunkowe, które działa na polskim rynku już od kilkunastu lat, jest w stanie zapewnić prowadzenie działalności gospodarczej samodzielnych przedsiębiorców, w zgodzie z obowiązującymi przepisami, uwzględniając wszelkie zmiany, np. w podatku VAT, CIT, czy też sprawozdawczości. Jednocześnie, powinniśmy wymagać od zatrudnionych w takim podmiocie księgowych, zaświadczeń o odbytych kursach i szkoleniach. Wymiernym wyznacznikiem jakości obsługi ze strony biura rachunkowego jest to, czy jego pracownicy posiadają Certyfikat Księgowy Ministra Finansów, będący potwierdzeniem odpowiednich kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub też certyfikaty ukończenia kursów w Stowarzyszeniu Księgowych.

Równie istotną kwestią są referencje ze strony innych firm. Jeśli na stronie internetowej cytowane są komentarze zadowolonych z obsługi klientów dużych firm, a pozytywne informacje o biurze rachunkowym znajdziemy także w wyszukiwarkach online, możemy ze strony jego księgowych, liczyć na rzetelne rozliczanie podatków, czy też zgodne z przepisami administrowanie środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Różne metody kontaktu z księgowym

Osobiste spotkania z księgowym to tylko jedna z form kontaktu, które powinny być dostępne dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Obecnie wiele kwestii można bowiem zdalnie, korzystając z telefonu lub maila, a nawet połączenia video online. Warto postawić na księgowego, który będzie w tej kwestii elastyczny. Zapewni to oszczędność czasu i pieniędzy. Przy podpisywaniu umowy o prowadzenie księgowości w jednoosobowej firmie, warto zwrócić uwagę ponadto na to, czy zostanie nam przydzielona dedykowana księgowa. Dzięki stałemu kontakcie z konkretną osobą zajmującą się naszymi rozliczeniami rachunkami, zaoszczędzimy sporo czasu. Nie będziemy bowiem musieli co chwilę wyjaśniać, co chcieliśmy osiągnąć przez konkretne działania.

Ubezpieczenie biura rachunkowego

Każdy z przedsiębiorców, który podejmuje się usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ma obowiązek zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej – w skrócie OC biura rachunkowego. Wynika to z Rozporządzenia Ministra Finansów. Określona jest w nim także minimalna suma ubezpieczenia, która wynosi 10.000 euro. To zgodnie z obecnym, średnim kursem NBP, prawie 45.000 zł. Choć suma ta wydaje się duża, to trzeba wziąć pod uwagę szeroki zakres odpowiedzialności księgowego, związany z koniecznością poruszania się w skomplikowanych przepisach, których naruszenie wiąże się z wysoką karą finansową dla firm. Co istotne, z obowiązku ubezpieczenia zwolnione są te podmioty, które prowadzą tylko podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz te, które wypełniają wyłącznie deklaracje podatkowe, jeśli nie posiadają uprawnień doradcy podatkowego. Poszukując zatem biura, które podejmie się rozliczania KPIR lub ryczałtu ewidencjonowanego, powinniśmy zweryfikować, czy posiada ono obowiązkowe ubezpieczenie OC, a jeśli tak, to jaka jest jego maksymalna suma i zakres. Stawiając na biuro rachunkowe, które ma taką polisę wykupioną, a jej suma jest kilkukrotnie wyższa niż 10.000 euro, zyskamy pewność, że w razie ewentualnych błędów księgowych, nie poniesiemy jako przedsiębiorca, żadnych konsekwencji.

Umiejętność założenia firmy

Jako przedsiębiorca oczekujemy kompleksowej obsługi księgowej od A do Z, stąd też dobrym wyznacznikiem jakości obsługi biura rachunkowego, jest to, czy zatrudnieni w nim specjaliści także zakładają firmy. Gdy jeszcze nie korzystaliśmy z usług księgowych i potrzebujemy pomocy w formalnościach związanych z wszelkimi niezbędnymi zgłoszeniami, powinniśmy zatem sprawdzić, czy wybrany przez nas księgowy nas w tym wesprze i na jakich warunkach to zrobi. Zwykle wystarczy, że upoważnimy go do tego poprzez przekazanie odpowiedniego pełnomocnictwa i wniesienie określonej opłaty za obsługę w tym zakresie.

Wsparcie w kontakcie z instytucjami zewnętrznymi i doradztwo podatkowe

Kontrola podatku dochodowego ze strony Urzędu Skarbowego, konieczność napisania wniosku o interpretację indywidualną lub o ustalenia kodu PKWIU w Krajowej Izby Skarbowej?, wezwanie do uzupełnienia deklaracji podatkowej? Jeśli biuro rachunkowe, z którym współpracujemy, oferuje pomoc w takich sprawach, w ramach podpisywanej z nim umowy, możemy mieć pewność, że nasza księgowość będzie w dobrych rękach. Dodatkowo, gdy wśród dostępnych usług biura znajduje się doradztwo podatkowe, a więc kiedy współpracuje ono z takimi specjalistami, nie będziemy ponosić wydatków na profesjonalną pomoc w różnych wątpliwościach związanych z rozliczeniami księgowymi.

Korzystny termin rozliczenia miesiąca i dogodny sposób przekazywania informacji o podatkach

Sprawne biuro księgowe to takie, które przygotuje rozliczenie miesiąca nie w ostatnim możliwym terminie (a więc 20. dnia kolejnego miesiąca), lecz nieco wcześniej (np. 17-ego, 18-ego dnia miesiąca), jeśli w porę dostarczymy odpowiednie dokumenty. Dzięki temu możemy zweryfikować nasze koszty oraz przychody i zainterweniować, gdy zaistnieje taka potrzeba, przed zapłatą podatku i przesłaniem informacji do Urzędu Skarbowego. Dobre biuro rachunkowe powinno udostępniać taką możliwość w przypadku księgowości dla firmy jednoosobowej. Równie istotny jest sposób przekazywania przedsiębiorcy informacji o podatkach i składkach. Sprawne biuro rachunkowe to takie, które nie tylko przekazuje tego typu dane w formie mailowej i telefonicznej. Nowoczesne podmioty świadczące księgowość online, przesyłają bowiem także wyliczenia podatkowo-składkowe do systemu online działającego 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Gdy wybrane przez nas biuro służy takim ułatwieniem, będziemy mieć łatwy dostęp do bieżących informacji na temat kwoty podatku do zapłaty oraz terminu jego płatności, bez potrzeby bezpośredniego kontaktu z księgowym. Niektóre usługi księgowe online pozwalają ponadto na zapłacenie podatku (za niewielką dopłatą) bezpośrednio z księgowego e-systemu.

Dodatkowe opłaty za przekroczenie liczby dokumentów w miesiącu

Częstą praktyką stosowaną przez biura rachunkowe, jest określenie na początek ryczałtowej stawki za prowadzenie księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej, powiązanej z liczbą księgowanych w programie księgowym dokumentów w skali jednego miesiąca. Przekroczenie ustalonych limitów wiąże się wówczas z dodatkowym wydatkiem uwzględnionym na fakturze, którego wysokość zależy od jego skali (tj. czy było to 5, 10, czy może 100 faktur). To dlatego przed wyborem biura rachunkowego, warto porównać ten parametr i koszt obsługi dodatkowego dokument, by prowadzenie małej księgowości firmy jednoosobowej nie okazało się zbyt kosztowne.

Wykorzystanie przez księgową z nowoczesnych rozwiązań technologicznych

Pakiet OCR zaciągający dane do programu księgowego ze skanów faktur, zautomatyzowanie najbardziej powtarzalnych zadań, w tym m.in. przenoszenia i weryfikacji danych czy generowania raportów, a nawet księgowania dokumentów przez robota – to coraz bardziej powszechne rozwiązania stosowane przez nowoczesnych księgowych. Mogą one znacznie uprościć pracę i pozwalają na szybsze oraz bardziej precyzyjne przygotowanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych. Poszukując najlepszego biura księgowego, powinniśmy zatem sprawdzić, czy nie jest ono na bakier z nowoczesnymi technologiami. Dobry księgowy powinien być obecnie na bieżąco z kwestiami informatycznymi. Istotna jest nie tylko zaawansowana znajomość Excela, ale również otwartość na programowanie, czy też aktywną współpracę z podmiotami z branży IT obsługującymi oprogramowanie księgowe.

2Business – profesjonalne usługi księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Wśród biur rachunkowych, które są w stanie sprostać oczekiwaniom nawet najbardziej wymagających przedsiębiorców, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą znajduje się 2Business. Obsługujemy osobiście i online przedsiębiorstwa i osoby prywatne ze wszystkich dzielnic stolicy oraz klientów spoza Warszawy. 14-letnie doświadczenie na rynku, prowadzenie księgowości 200 klientów z różnych branż i Certyfikat Księgowy Ministra Finansów, który jest potwierdzeniem odpowiednich kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, to niejedyne atuty naszych usług. Wyróżnia nas także wysokie ubezpieczenie OC, trzykrotnie wyższe niż to wymagane przepisami, co zapewnia bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej. Dodając do tego reprezentację naszych zleceniodawców w przypadku sporów księgowych przed instytucjami zewnętrznymi, dogodne dla klientów terminy rozliczeń oraz dostęp do nowinek technologicznych, jesteśmy podmiotem wyróżniającym się na rynku usług księgowych Warszawy i okolic.

Zapraszamy do kontaktu już dziś. Nasz zgrany zespół składający się z doświadczonych w obsłudze licznych firm osób, które stale podnoszą kwalifikacje, rozwieje wszelkie wątpliwości związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym w wyborze formy opodatkowania oraz zasadach prowadzenia wszelkiego rodzaju ewidencji wymaganych przepisami prawa (jak np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, czy też przebiegu pojazdu).