Księgowość dla freelancerów: wszystko, co musisz wiedzieć

Praca freelancera obfituje w wyzwania. Oprócz konieczności stałego poszukiwania klientów i zleceń wymaga ona odpowiedniego podejścia do rozliczania się z fiskusem.

Prowadzenie księgowości jako freelancer może wydawać się skomplikowane, ale istnieje wiele sposobów na uproszczenie tego procesu przy zastosowaniu optymalizacji podatkowej. Pomoc doświadczonego biura rachunkowego w tym zakresie może okazać się wręcz niezbędna.

Jakie są obowiązki księgowe freelancera?

Wykonywanie pracy jako freelancer wiąże się z określonymi obowiązkami. Są one uzależnione często od formy i skali działalności. Każdy freelancer, jeśli nie rozlicza się na podstawie umowy o dzieło i chce rozpocząć stałą działalność zarobkową, powinien wypełnić na początek druk CEIDG-1, by wpisać się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jest on dostępny online pod linkiem: https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/?F;1886f97b-43a9-4b16-b197-cc969b6917ba. W tym formularzu podawane są najważniejsze informacje na temat przedsiębiorcy, a przede wszystkim to, w jaki sposób chce się rozliczać z urzędami. Do wyboru dla freelancera jest zwykle ewidencja przychodów (czyli tzw. ryczałt ewidencjonowany) lub księga przychodów i rozchodów. Osoby na jednoosobowej działalności gospodarczej nie muszą zwykle prowadzić ksiąg rachunkowych, czyli księgowości pełnej. Wyjątkiem są tylko sytuacje, gdy roczny przychód w roku obrotowym przekroczy równowartość 2 mln euro, przeliczone na złotówki po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku ubiegłego.

Gdy freelancer zarejestruje się już w CEIDG, może prowadzić działalność, która wiąże się z wystawianiem faktur i rachunków, prowadzeniem różnego rodzaju ewidencji, księgowaniem dokumentów, a także generowaniem deklaracji podatkowych i opłacaniem składek ZUS.

Rozliczanie freelancera w książce przychodów i rozchodów

Freelancer, który zdecydował się na rozliczanie w formie książki przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR), korzysta z mało czasochłonnych zestawień, w których księguje sprzedaż i firmowe wydatki. Podatek dochodowy jest w przypadku KPiR rozliczany na podstawie uzyskanego dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty.

Osoby, które zdecydowały się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, mogą rozliczać się według:

• zasad ogólnych (stawki 12% do 120 000 zł podstawy opodatkowania i 32% powyżej tej sumy),
• podatku liniowego (jedna stawka 19%).

Przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych, w przeciwieństwie do podatku liniowego, uwzględniana jest kwota wolna od podatku. Dla zarobków poniżej 120 000 zł wynosi ona 3600 zł (30 000 * 12%). Oprócz tego korzystanie z zasad ogólnych pozwala również na wykorzystanie różnego rodzaju ulg (np. na dziecko) oraz rozliczanie się wspólnie z małżonkiem lub jako samotny rodzic.

Rozliczanie freelancera w ramach ryczałtu ewidencjonowanego

Samozatrudniony freelancer, który jako formę opodatkowania wybrał ryczałt ewidencjonowany, księguje swoje przychody w ewidencji przychodów i od nich odprowadza podatek. Istotne jest to, że ryczałt nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodu. W ewidencji przychodów ujmuje się wyłącznie przychody z prowadzonej działalności gospodarczej. Nie ma natomiast potrzeby ewidencjonowania kosztów, gdyż przy tej formie opodatkowania nie bierze się ich pod uwagę, ustalając wysokość podatku. Trzeba jednak gromadzić i przechowywać dowody zakupu towarów w razie kontroli ze strony urzędu skarbowego. W związku z takim uwarunkowaniami prawnymi nie każdy freelancer decyduje się na ryczałt.

Jeśli chodzi o sposób prowadzenia ewidencji przychodów na ryczałcie, to zgodnie z przepisami dopuszczalne jest ewidencjonowanie sprzedaży zarówno odręcznie, jak i przy pomocy specjalnych programów komputerowych. Trzeba jednak pamiętać o tym, aby zachować jednakowy wzór jej tworzenia (np. układ rubryk). Istotne jest to, że o jej założeniu nie trzeba informować urzędu skarbowego. Gdy ewidencje są prowadzone samodzielnie, trzeba je przechowywać w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym jako siedziba firmy.

Stawki opodatkowania ryczałtowego dla freelancerów mogą różnić się w zależności od zawodu. Przykładowo dla lekarzy i tłumaczy wynosi ona 17%, dla fotografów – 15%, dla działalności wytwórczej – 5%, a gastronomicznej – 3%.

Ważną uwagą dla freelancerów, którzy będą chcieli świadczyć takie same usługi na rzecz byłego pracodawcy w ramach zatrudnienia na podstawie umowę o pracę, jest to, że w pierwszym roku prowadzenia działalności nie mogą wybrać ryczałtu ani podatku liniowego.

Inne obowiązki freelancerów dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej

Każdy freelancer bez względu na to, czy prowadzi księgę przychodów i rozchodów, czy też rozlicza się ryczałtowo, ma także szereg innych obowiązków z zakresu rachunkowości. Przede wszystkim musi on prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (obejmującą zakupy o wartości powyżej 10 tys. zł). Równie istotne, także przy prowadzeniu działalności jednoosobowej, jest składanie deklaracji podatkowych oraz przechowywanie dokumentacji firmowej. Obowiązkiem freelancera jest też regularne przeprowadzanie inwentaryzacji, nawet jeśli prowadzi tylko działalność usługową.

Gdy freelancer jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, musi dodatkowo prowadzić rejestr VAT i składać w urzędzie deklaracje JPK_V7. Zwolnienie z VAT jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy obroty firmy w skali roku nie przekroczą progu 200 tys. zł. Jednak nawet przy niskich wartościach warto zaryzykować rejestrację do celów VAT ze względu na jej opłacalność. Tak jest np. w przypadku programistów, którzy generują duże koszty, od których można odliczyć podatek VAT, a także współpracują z kontrahentami zarejestrowanymi do VAT lub świadczą usługi głównie na rzecz podmiotów zagranicznych.

Ponadto przy podatku VAT dla freelancera istotne jest to, że jeśli firma świadczy usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta, zarejestrowanego za granicą, to taka działalność wymaga rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Na samym końcu trzeba wspomnieć o składkach odprowadzanych do ZUS-u na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Freelancerzy mają obowiązek ich opłacania, a wysokość opłat zależy najbardziej od poziomu dochodu. Istotne jest to, że początkujący przedsiębiorca może skorzystać z tzw. Ulgi na start. Zwalnia ona z obowiązku uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne na okres do 6 miesięcy. Aby skorzystać z Ulgi na start, freelancer musi podejmować działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmować ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia. Następnie przez 3 lata można skorzystać z Małego ZUS-u Plus, czyli z obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne. Aby było to możliwe, przychody freelancera z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez cały poprzedni rok kalendarzowy nie mogą przekroczyć 120 000 zł, a działalność gospodarcza w poprzednim roku kalendarzowym musiała być prowadzona przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych.

2Business – profesjonalna pomoc w prowadzeniu księgowości freelancera

Założenie działalności gospodarczej i prowadzenie rachunkowości osoby wykonującej wolny zawód, na podstawie zleceń, wiąże się z licznymi problemami, z którymi zmierzyć mogą się tylko profesjonaliści z dużym doświadczeniem w interpretacji i stosowaniu polskich przepisów prawa. Wśród podmiotów działających na terenie Warszawy i okolic, które zajmują się tą kwestią, znajduje się biuro rachunkowe 2Business. Pomoc obejmuje wszelkie formalności związane z rejestracją firmy oraz z prowadzeniem jej bieżących spraw wraz z reprezentacją przed organami państwowymi i biegłymi rewidentami. Dzięki wykwalifikowanemu zespołowi, który stale podnosi kwalifikacje, biuro rachunkowe 2Business jest w stanie świadczyć usługi dla freelancerów na najwyższym poziomie, co przekłada się korzystnie na osiągane przez nich wyniki finansowe.

Aby zapewnić najwyższe standardy rozliczenia klientów freelancerów, biuro rachunkowe 2Business podjęło współpracę z innymi specjalistami. Wśród nich znajdują się m.in. doradcy podatkowi, radcy prawni, notariusze i pośrednicy ubezpieczeniowi. Dzięki tak kompleksowej obsłudze jest możliwe prowadzenie ewidencji i sporządzanie rozliczeń podatkowych zgodnie z bieżącymi wymogami przepisów prawa z uwzględnieniem wszelkich zmian ustaw i rozporządzeń.