Freelancer a podatek VAT: czego powinieneś być świadom?

Freelancing to coraz częściej wybierana forma podejmowania pracy. Wiele osób pracujących jako np. grafik, tłumacz, szkoleniowiec, informatyk, dziennikarz, fotograf czy copywriter decyduje się na bycie tzw. wolnym strzelcem. Oznacza to wykonywanie dla zleceniodawcy wyznaczonych przez niego zadań na podstawie umowy innej niż umowa o pracę (np. umowy o dzieło). Taka forma współpracy może zapewniać liczne korzyści.

Przed podjęciem działalności jako freelenacer należy zaznajomić się z przepisami dotyczącymi rozliczeń podatkowych. Trzeba poznać zasady dotyczące podatku dochodowego, a także VAT-u (podatek od towarów i usług). Nieodzowna może okazać się pomoc podmiotów zewnętrznych, w których pracują specjaliści z doświadczeniem.

Kto podlega opodatkowaniu VAT?

Podatek VAT często łączony jest z przedsiębiorcami, czyli osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Może on jednak dotyczyć również osób, które nie mają zarejestrowanej działalności.

Zasady opodatkowania przedsiębiorców VAT-em są zapisane w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z nim naliczenie takiego zobowiązania podatkowego występuje wyłącznie przy prowadzeniu samodzielnej działalności gospodarczej, uznawanej jako działalność producentów, handlowców lub usługodawców, ale również przy działalności osób wykonujących wolne zawody. Istotą prowadzenia działalności gospodarczej są w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 15 ust. 3a ustawy VAT wskazuje natomiast, że za samodzielnie wykonywaną działalność gospodarczą nie uważa się usług twórców i artystów wykonawców w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jeśli są one wynagradzane w formie honorariów za licencje do praw autorskich lub prawa artystycznego.

Warunki, które należy spełnić, aby nie płacić VAT-u

Przychody z działalności wykonywanej osobiście (czyli realizowanej przez freelancera) są pod pewnymi warunkami wyłączone z pojęcia działalności gospodarczej. Podstawowy wymóg określa, że zleceniodawcą ma być przedsiębiorca. Zawarcie umowy z inną osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej i uzyskanie z tego tytułu dochodu nie jest traktowane jako działalność wykonywana osobiście. Mimo że wykonywanie działalności osobiście powoduje uznanie za podatnika VAT, to wciąż istnieje możliwość uniknięcia płacenia podatku. Gdy zleceniodawcą jest przedsiębiorca, wyeliminowanie ze statusu podatnika VAT jest możliwe przy spełnieniu trzech warunków, ponieważ relacja łącząca obie strony jest podobna do stosunku pracy.

Zleceniodawca musi przede wszystkim:

– ustalić warunki wykonania zlecenia,
– wypłacić wynagrodzenie,
– ponieść odpowiedzialność za to, co wykonawca zrobi wobec osób trzecich.

W takim przypadku freelancer nie wykonuje działalności gospodarczej, a więc nie musi opłacać podatku VAT.

Czy freelancer może wystawić fakturę z podatkiem VAT?

Istotnym uproszczeniem dla wielu freelancerów jest możliwość wystawiania faktur dla zleceniodawców poprzez platformy internetowe. Jest to dla nich korzystne rozwiązanie, ponieważ unikają oni w ten sposób szeregu formalności. Takie działanie polega na podpisaniu z danym portalem umowy o dzieło, a następnie wystawieniu faktury dla podmiotu zlecającego określone zadanie. Pieniądze przelewane są do wykonawcy przez portal na podstawie faktury proforma opłaconej przez zleceniodawcę.

Wystawianie faktur przez platformy internetowe nie oznacza utraty statusu osoby fizycznej. Serwisy online nie użyczają bowiem osobowości prawnej. Fakturę VAT w serwisie można wystawić przed ukończeniem pracy lub po. Dla tej pierwszej opcji są dostępne różne formy zabezpieczenia płatności, np. uSafe. W jego ramach ustala się z klientem zakres pracy, ale przed jej rozpoczęciem.

Na znanym portalu Useme wystarczy w tym celu wypełnić formularz „Rozlicz się z klientem” ze ścieżką „Podpisz umowę online”. Na jego podstawie wysyłana jest do klienta proforma, która zawiera propozycję wykonania zlecenia. Klient ją akceptuje i przelewa pieniądze, a następnie uzyskuje fakturę VAT. Wpłacona kwota trafia do platformy jako depozyt. W tym momencie można rozpocząć realizację zlecenia. Kiedy praca zostanie ukończona, wystarczy wgrać do serwisu gotowe pliki do oceny klienta. Zleceniodawca ma wówczas czas na zgłoszenie poprawek lub zaakceptowanie wykonanej pracy.

Wygodne dla freelancerów jest to, że portal odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy, a wynagrodzenie w kwocie netto trafia na konto wykonawcy w ciągu maksymalnie 24 godzin od potwierdzenia zleceniodawcy. Na początku kolejnego roku freelancer otrzymuje elektroniczny PIT 11 w celu rozliczenia się z urzędem skarbowym. Ten dokument uwzględnia wszystkie rozliczone w danym roku umowy z portalem.

Rozliczenie przychodów freelancera za granicą a VAT

Podobnie jak przy freelancingu w Polsce także za granicą korzysta się z umów zawieranych między firmami i osobami fizycznymi oraz rozliczeń B2B w formie faktury. Jeśli dana osoba wykonuje pracę wolnego strzelca dla zagranicznego klienta, ale przebywa w Polsce, to podlega polskiemu prawu podatkowemu. W tym przypadku konieczne jest podpisanie z zagraniczną firmą umowy możliwie najbardziej zbliżonej do tej zawieranej z polskim zleceniodawcą. Znacznie łatwiejsze są rozliczenia między firmami. Wówczas konieczne jest tylko przygotowanie i podpisanie dowolnej umowy lub kontraktu, który reguluje zakres prac, oraz wybranie podstawy rozliczenia (np. faktura, rachunek).

Zagraniczne firmy często rezygnują ze współpracy, jeśli freelancer jako rozliczenie przedstawia rachunek. Nie zawiera on bowiem rozróżnienia na wartość usługi i podatek VAT. W takim przypadku nie jest zatem możliwe odliczenie tego podatku w swoim rozliczeniu. Podstawą w rozliczeniach B2B z podmiotami zagranicznymi jest zatem faktura. Przyjęcie „polskiej faktury” wiąże się jednak z koniecznością zapłaty podatku VAT w Polsce według polskiej stawki. To dlatego w stosunku do usług freelancerów za granicą preferowane są faktury międzynarodowe, tj. zwolnione z VAT-u, z zastosowaniem zasady reverse charge, tzw. odwrotnego obciążenia. W tym przypadku na dokumencie znajduje się jedynie wartość netto usługi, a klient odprowadza VAT w swoim kraju według obowiązującej lokalnie stawki. Jest to w wielu przypadkach korzystniejsze finansowo, ponieważ zwykle stawka podatku VAT jest niższa niż w Polsce (23%). Doskonałym tego przykładem są Czechy (21%) i Niemcy (19%). Aby rozliczyć zagraniczne przychody z freelancingu, a także te osiągane w kraju, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów.

2Business – profesjonalna pomoc w rozliczeniach dla freelancerów

Rozliczanie się z kontrahentami jako freelancer wiąże się z licznymi trudnościami, z którymi mogą się zmierzyć tylko profesjonaliści z dużym doświadczeniem w interpretacji i stosowaniu polskich przepisów prawa. Wśród podmiotów działających na terenie Warszawy i okolic, które zajmują się tą kwestią, znajduje się biuro rachunkowe 2Business. Pomoc obejmuje wszelkie formalności związane z prowadzeniem bieżącej działalności jako freelancer wraz z niezbędnym doradztwem. Dzięki wykwalifikowanemu zespołowi, który stale podnosi kwalifikacje, biuro rachunkowe 2Business jest w stanie świadczyć usługi dla freelancerów na najwyższym poziomie, co przekłada się na osiągane przez nich korzystne wyniki finansowe.

Aby zapewnić najwyższe standardy rozliczenia freelancerów, biuro rachunkowe 2Business podjęło współpracę z innymi specjalistami. Wśród nich znajdują się m.in. doradcy podatkowi, radcy prawni, notariusze i pośrednicy ubezpieczeniowi. Dzięki tak kompleksowej obsłudze jest możliwe rozliczenie się zgodnie z bieżącymi wymogami przepisów prawa z uwzględnieniem wszelkich zmian ustaw i rozporządzeń.